Politique de Confidentialité de Ressources humaines, Industrie électrique du Canada (RHEC)

Politique de Confidentialité de Ressources humaines, Industrie électrique du Canada (RHEC)

Ressources humaines, Industrie électrique du Canada (RHEC) exerce toujours ses activités dans le respect et la protection de la vie privée et de la confidentialité des renseignements personnels. La collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sont essentielles à plusieurs de nos projets et à nos activités administratives quotidiennes. Nous nous efforçons de fournir des services et des produits livrables de haute qualité et avec un professionnalisme absolu, ce qui comprend le respect de la vie privée et le traitement équitable de tous les intervenants.

RHEC a établi cette Politique de confidentialité afin de définir ses pratiques et procédures sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels et d’identifier les moyens à la disposition de RHEC afin d’assurer de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) (ci-après dénommée : « la Loi »).

RHEC se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité, à tout moment, et ce sans préavis.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)

La LPRPDE, la loi fédérale sur le respect de la vie privée, est entrée en vigueur le 1er janvier 2004. La Loi prévoit que toutes les organisations qui collectent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels le font de manière à reconnaître le droit à la vie privée des personnes. Elle définit 10 exigences à respecter :

  • Responsabilité,
  • Détermination des fins de la collecte de renseignements,
  • Consentement,
  • Limitation de la collecte,
  • Limitation de l’utilisation,
  • Communication et conservation,
  • Exactitude, mesures de sécurité,
  • Transparence,
  • Accès aux renseignements personnels, et
  • Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes.

RHEC a développé sa politique de confidentialité en réponse à ces exigences.

Que sont les « renseignements personnels » ?

Les renseignements personnels incluent tous les renseignements sur un individu identifiable, y compris, mais sans s’y limiter : le nom, l’adresse, l’âge, le sexe, les numéros d’identification, le revenu, l’origine ethnique, les fichiers de déclarant, l’expérience professionnelle, le niveau d’éducation, les opinions, les évaluations, les commentaires, le statut social, ou les mesures disciplinaires, l’existence d’un litige et les intentions (par exemple, acquérir des marchandises ou des services, ou changer d’emploi). Le nom d’une personne ne doit pas nécessairement être attaché à des renseignements pour que ces derniers soient qualifiés de renseignements personnels. En ce qui concerne les données sur les employés de RHEC, l’organisation respecte les conditions prescrites par la Loi sur les normes d’emploi, tel qu’elle s’applique aux renseignements sur les employés.

Les renseignements personnels, tels que définis par la Loi, n’incluent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle, ou le numéro de téléphone professionnel d’un employé d’une organisation.

Pourquoi RHEC recueille et utilise des renseignements ?

Ressources humaines, Industrie électrique du Canada fournit des services et des informations à un large éventail de personnes. Ce faisant, nous pouvons avoir besoin de recueillir des renseignements personnels pour plusieurs raisons, notamment pour :

  • comprendre vos besoins ;
  • réaliser des enquêtes et diriger des groupes de discussion à des fins de recherche ;
  • faciliter la prestation des services et d’information ;
  • maintenir à jour vos coordonnées ;
  • fournir des renseignements sur nos services et nos informations ;
  • engager les parties concernées à l’élaboration de politiques et de programmes.

La nature et l’utilisation précise de vos renseignements personnels seront énoncées au moment de la collecte d’informations. À aucun moment, vos renseignements ne seront communiqués à une agence ou à une organisation externe (sauf si cette organisation a été engagée sous contrat par RHEC pour réaliser un travail lié à RHEC et accepte d’être liée par la Politique de confidentialité de RHEC).

Si RHEC doit recueillir vos renseignements personnels à d’autres fins que le traitement, vous serez informé des buts de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels au moment de la collecte, ou avant.

Quel type de renseignements recueillons-nous ?

  • Des renseignements sur les participants à des activités de consultation de l’industrie telles que des enquêtes et des groupes de discussion.
  • Des renseignements fournis à des tierces parties et reçus de tierces parties, notamment des consultants, qui sont engagés sous contrat pour travailler pour RHEC ou en son nom
  • Coordonnées pour communications
  • Renseignements reçus de personnes ou sur des personnes inscrites dans les ateliers, les séminaires, et d’autres programmes offerts par RHEC et ses partenaires
  • Renseignements provenant de personnes qui remplissent des formulaires de commentaires sur des ateliers, séminaires et autres programmes offerts par RHEC et ses partenaires
  • Des renseignements publiés sur le site Internet de RHEC.
  • Des renseignements reçus de personnes qui font une demande de partenariat avec RHEC

Collecte de données pour des recherches ou sondages

La protection des droits à la vie privée des personnes répondant aux sondages est d’une importance capitale pour RHEC et ses intervenants.

Les renseignements personnels, les adresses courriel ou autres données sont considérés confidentiels et ne seront pas vendus, loués, échangés ou transmis à de tierces parties ni ne seront utilisés à des fins autres que celles énoncées dans notre politique de confidentialité à moins d’une déclaration expresse du contraire. Lorsqu’elle fait appel à de tierces parties pour réaliser des études de marché, des sondages, le développement de produits ou de programmes, etc., RHEC ne fournira que les renseignements nécessaires à la réalisation du projet. Tous les renseignements communiqués à de tierces parties sont confidentiels et protégés par un accord juridique spécifiant leur utilisation pour chaque projet.

Les données collectées dans le cadre des activités de recherche, réalisées par RHEC ou des tierces parties agissant au nom de RHEC, ne seront pas publiées en faisant référence à une source spécifique.

Site Internet de Ressources humaines, Industrie électrique du Canada

Ressources humaines, Industrie électrique du Canada respecte la vie privée de tous les individus et organisations qui visitent notre site Internet et s’engage à la traiter avec un respect absolu.

En accédant, utilisant ou téléchargeant des documents ou encore en publiant des documents sur le site Internet de RHEC, vous acceptez en votre propre nom et au nom de chaque entité au nom de laquelle vous agissez, les conditions de cette politique de confidentialité et les pratiques sur la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels, tel que décrit dans la présente.

RHEC peut apporter des amendements ou modifications à cette politique de confidentialité en tout temps, en ce qui concerne ses pratiques de confidentialité afin de mettre adéquatement en œuvre de nouveaux produits et fonctionnalités sur ses sites Internet, pour se conformer à ses obligations légales ou modifier ses meilleures pratiques de confidentialité.

Commander des produits en ligne

Lorsque vous nous fournissez volontairement des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse de livraison et de facturation, le numéro de carte de crédit dans le cadre d’une commande en ligne, nous utiliserons ces informations pour préparer votre commande. Nous pouvons transférer les renseignements collectés à d’autres employés de RHEC ou contractuels engagés par RHEC, ou encore vers d’autres systèmes informatiques (tels que des serveurs sécurisés de commerce électronique) afin de conclure la transaction.

Navigation anonyme et adresses IP

Lorsque vous visitez le site Internet de RHEC, notre serveur Web reconnaît automatiquement le domaine Internet et l’adresse IP que vous utilisez pour accéder au site, afin de compiler des statistiques sur le nombre et les périodes de visites à notre site Internet. Nous le faisons pour pouvoir améliorer le contenu et la structure de notre site www.electricityhr.ca. Seules les données agrégées sont recueillies et les renseignements personnels de visiteurs individuels ne sont pas identifiés. Ces renseignements ne seront pas communiqués ni vendus à une tierce partie, sauf en cas d’intrusion électronique ou de tentative d’intrusion électronique, où des données relatives à l’intrusion peuvent être partagées avec des spécialistes en sécurité informatique et des responsables de l’application de la loi si le cas mérite une attention juridique.

Les sites Internet de tierces parties et les renseignements personnels

Le site de RHEC peut contenir des liens vers d’autres sites qui, à notre avis, devraient intéresser nos visiteurs, y compris ceux de nos partenaires commerciaux et des intervenants de l’industrie. Alors que nous nous efforçons d’afficher que des liens vers les sites qui partagent nos normes rigoureuses de respect de la vie privée, il est important de comprendre que RHEC n’est pas responsable des politiques de confidentialité ou des autres conditions d’utilisation de ces sites de tierces parties. Une fois que vous quittez nos serveurs, l’utilisation des renseignements que vous fournissez sera régie par la politique de confidentialité du site que vous visitez. Nous vous recommandons de ne pas fournir de renseignements personnels à ces sites à moins d’avoir pris connaissance de leurs politiques de confidentialité et de s’être assuré qu’ils sont sécuritaires.

Exactitude

RHEC veillera à s’assurer que tous les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour. Il est de votre responsabilité d’informer immédiatement RHEC de tout changement de nom, d’adresse ou d’autres renseignements personnels.

Sécurité des renseignements personnels

RHEC fait tous les efforts raisonnables pour protéger les renseignements personnels en notre possession en mettant en œuvre des mesures de sécurité électroniques et physiques, contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès non autorisé, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification.

Par ailleurs, RHEC veille à ce que les employés comprennent l’importance du respect de la confidentialité des renseignements personnels.

Option de désengagement

RHEC peut, à l’occasion, utiliser des données personnelles que vous fournissez, à savoir votre adresse courriel ou votre adresse postale, pour vous faire parvenir des informations sur les actualités, les activités de recherche, les séminaires et les événements qui pourraient vous intéresser. Nous le faisons pour accroître la valeur de notre offre. Si vous souhaitez ne plus recevoir ce type d’informations, ou vous désirez que vos renseignements soient supprimés de notre base de données, veuillez nous contacter à info@electricityhr.ca.

Accès aux renseignements personnels

Ce processus concerne l’accès aux informations : « Une personne peut demander des informations sur l’existence, la source, l’utilisation et la communication (y compris tierces) de ses renseignements personnels. » Par ailleurs, RHEC doit veiller à ce que les renseignements recueillis soient exacts et complets. Par conséquent, nous fournissons aux personnes la possibilité de mettre à jour leurs renseignements personnels. Vous trouverez ci-après le processus de RHEC pour traiter les demandes de renseignements personnels :

  1. La personne fait une demande à RHEC pour obtenir des détails sur ses renseignements personnels.
  2. Cette demande est envoyée et adressée au responsable de la protection de la vie privée.
  3. Le responsable de la protection de la vie privée répond par écrit à la personne dans les deux semaines qui suivent la réception de la demande.
  4. Si la personne souhaite prendre connaissance d’une liste des renseignements personnels la concernant dont dispose RHEC, le responsable de la protection de la vie privée enverra une copie papier de la liste, par un courrier portant la mention « confidentiel ».
  5. Si la personne souhaite voir les renseignements personnels la concernant dont dispose RHEC, le responsable de la protection de la vie privée organisera une rencontre avec cette personne pour lui donner l’accès à ces renseignements.
  6. Dans la lettre ou au cours de la rencontre, le responsable de la protection de la vie privée indiquera à la personne qu’elle est invitée à assurer le suivi de ces renseignements personnels à tout moment.
  7. Après avoir envoyé la lettre ou tenu la rencontre avec la personne, le responsable de la protection de la vie privée enregistrera les informations concernant la lettre ou la rencontre dans un dossier papier qui sera classé dans un classeur verrouillé.

Dans certaines circonstances très précises, RHEC peut légalement refuser une demande d’accès aux renseignements, comme prévu par la Loi (par exemple, si la divulgation des renseignements personnels d’un individu pourrait révéler des renseignements personnels concernant une tierce partie).

Processus de traitement des plaintes

Lorsque RHEC reçoit une contestation de conformité ou une plainte, la procédure suivante sera observée :

  1. Le responsable de la protection de la vie privée est immédiatement informé de la plainte.
  2. Les coordonnées du plaignant sont immédiatement enregistrées et envoyées au responsable de la protection de la vie privée.
  3. La personne est priée de déposer la contestation ou la plainte par écrit au responsable de la protection de la vie privée.
  4. Le responsable de la protection de la vie privée examine la plainte et répond au plaignant dans un délai raisonnable.
  5. Le responsable de la protection de la vie privée informe le plaignant qu’il peut contacter le Commissaire à la protection de la vie privée au sujet de la plainte.

Contacter le responsable de la protection de la vie privée

Cette politique répond à certaines des principales préoccupations concernant la vie privée que vous pourriez avoir. Si vous avez des questions sur la Politique de Confidentialité de RHEC, veuillez contacter :

Le responsable de la protection de la vie privée
Ressources humaines, Industrie électrique du Canada
2197 Riverside Dr., Suite 405
Ottawa, (Ontario) K1H 7X3
Téléphone : (613) 235-5540
Télécopieur : (613) 235 6922

Pour de plus amples informations sur la LPRPDE, consultez :
Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée : www.privcom.gc.ca/index_e.asp
Ministère de la Justice : www.justicecanada.ca