Politique de confidentialité

Ressources humaines, Industrie électrique du Canada (RHIEC) exerce toujours ses activités dans le respect et la protection de la vie privée et de la confidentialité des renseignements personnels. La collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sont essentielles à plusieurs de nos projets et à nos activités administratives quotidiennes. Nous nous efforçons de fournir des services et des produits livrables de haute qualité et avec un professionnalisme absolu, ce qui comprend le respect de la vie privée et le traitement équitable de toutes les parties prenantes.

RHIEC a établi cette Politique de confidentialité afin de définir ses pratiques et procédures sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels et d’identifier les moyens à la disposition de RHIEC afin de s’assurer de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) (ci-après désignée « la Loi »).

RHIEC se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité, à tout moment, et ce, sans préavis.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)

La LPRPDE, la loi fédérale sur le respect de la vie privée, est entrée en vigueur le 1er janvier 2004. La Loi prévoit que toutes les organisations qui collectent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels le font de manière à reconnaître le droit à la vie privée des personnes. Elle définit 10 exigences à respecter :

• responsabilité;
• détermination des fins de la collecte de renseignements;
• consentement;
• limitation de la collecte;
• limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation;
• exactitude;
• mesures de sécurité;
• transparence;
• accès aux renseignements personnels;
• possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes.

RHIEC a élaboré sa politique de confidentialité en réponse à ces exigences.

Que sont les « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels incluent tous les renseignements sur une personne identifiable, y compris, mais sans s’y limiter : le nom, l’adresse, l’âge, le sexe, les numéros d’identification, le revenu, l’origine ethnique, les fichiers de déclarant, l’expérience professionnelle, le niveau d’éducation, les opinions, les évaluations, les commentaires, le statut social, ou les mesures disciplinaires, l’existence d’un litige et les intentions (par exemple, acquérir des marchandises ou des services, ou changer d’emploi). Le nom d’une personne ne doit pas nécessairement être attaché à des renseignements pour que ces derniers soient qualifiés de renseignements personnels. En ce qui concerne les données sur les employé·e·s de RHIEC, l’organisation respecte les conditions prescrites par la Loi sur les normes d’emploi, tel qu’elle s’applique aux renseignements sur les employé·e·s.

Les renseignements personnels, tels que définis par la Loi, n’incluent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle, ou le numéro de téléphone professionnel d’un·e employé·e d’une organisation.

Pourquoi RHIEC recueille et utilise des renseignements personnels?

Ressources humaines, industrie électrique du Canada fournit des services et des informations à un large éventail de personnes. Ce faisant, nous pouvons avoir besoin de recueillir des renseignements personnels pour plusieurs raisons, notamment pour :

• comprendre vos besoins;
• réaliser des enquêtes et diriger des groupes de discussion à des fins de recherche;
• faciliter la prestation des services et d’information;
• maintenir à jour vos coordonnées;
• fournir des renseignements sur nos services et nos informations;
• faire participer les parties intéressées à l’élaboration de politiques et de programmes.

La nature et l’utilisation précise de vos renseignements personnels seront énoncées au moment de la collecte d’informations. À aucun moment vos renseignements ne seront communiqués à une agence ou à une organisation externe (sauf si cette organisation a été engagée sous contrat par RHIEC pour réaliser des travaux liés à RHIEC et accepte d’être liée par la Politique de confidentialité de RHIEC).

Si RHIEC doit recueillir vos renseignements personnels à d’autres fins que le traitement, nous vous informerons des buts de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels au moment de la collecte, ou avant.

Quels types de renseignements recueillons-nous?

• des renseignements sur les participant·e·s à des activités de consultation de l’industrie telles que des enquêtes et des groupes de discussion;
• des renseignements fournis à des tierces parties et reçus de tierces parties, notamment des consultant·e·s, qui sont engagé·e·s sous contrat pour travailler pour RHIEC ou en son nom;
• des coordonnées pour communications;
• des renseignements reçus de personnes ou sur des personnes inscrites aux ateliers, aux séminaires et à d’autres programmes offerts par RHIEC et ses partenaires;
• des renseignements provenant de personnes qui remplissent des formulaires de commentaires sur des ateliers, des séminaires et d’autres programmes offerts par RHIEC et ses partenaires;
• des renseignements publiés sur le site Web de RHIEC;
• des renseignements reçus de personnes qui font une demande de partenariat avec RHIEC.

Collecte de données pour des recherches ou sondages

La protection des droits à la vie privée des personnes répondant aux sondages est d’une importance capitale pour RHIEC et ses parties prenantes.

Les renseignements personnels, les adresses courriel ou autres données sont considérés confidentiels et ne seront pas vendus, loués, échangés ou transmis à de tierces parties ni ne seront utilisés à des fins autres que celles énoncées dans notre politique de confidentialité, à moins d’une déclaration expresse du contraire. Lorsqu’elle fait appel à de tierces parties pour réaliser des études de marché, des sondages, le développement de produits ou de programmes, etc., RHIEC ne fournira que les renseignements nécessaires à la réalisation du projet. Tous les renseignements communiqués à de tierces parties sont confidentiels et protégés par un accord juridique spécifiant leur utilisation pour chaque projet.

Les données recueillies dans le cadre des activités de recherche, réalisées par RHIEC ou des tierces parties agissant au nom de RHIEC, ne seront pas publiées en faisant référence à une source précise.

Site Web de Ressources humaines, industrie électrique du Canada

Ressources humaines, industrie électrique du Canada respecte la vie privée de toutes les personnes et organisations qui visitent son site Web et s’engage à la traiter avec le plus grand respect.

En accédant, utilisant ou téléchargeant des documents ou encore en publiant des documents sur le site Internet de RHIEC, vous acceptez, en votre propre nom et au nom de chaque entité au nom de laquelle vous agissez, les conditions de cette Politique de confidentialité et les pratiques sur la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels, tel que décrit dans les présentes.

RHIEC peut apporter des amendements ou modifications à cette Politique de confidentialité en tout temps en ce qui concerne ses pratiques de confidentialité afin de mettre adéquatement en œuvre de nouveaux produits et fonctionnalités sur ses sites Web, pour se conformer à ses obligations légales ou modifier ses pratiques exemplaires en matière de confidentialité.

Commande de produits en ligne

Lorsque vous nous fournissez volontairement des renseignements personnels tels que votre nom, votre adresse de livraison et de facturation ainsi que votre numéro de carte de crédit dans le cadre d’une commande en ligne, nous utiliserons ces informations pour préparer votre commande. Nous pouvons transférer les renseignements recueillis à d’autres employé·e·s de RHIEC ou employé·e·s contractuel·le·s engagé·e·s par RHIEC, ou encore vers d’autres systèmes informatiques (tels que des serveurs sécurisés de commerce électronique) afin de conclure la transaction.

Navigation anonyme et adresses IP

Lorsque vous visitez le site Web de RHIEC, notre serveur Web reconnaît automatiquement le domaine Internet et l’adresse IP que vous utilisez pour accéder au site afin de compiler des statistiques sur le nombre et les périodes de visites sur notre site Internet. Nous le faisons pour pouvoir améliorer le contenu et la structure de notre site www.ehrc.ca. Seules les données agrégées sont recueillies et les renseignements personnels de visiteur·euse·s individuel·le·s ne sont pas identifiés. Ces renseignements ne seront pas communiqués ni vendus à une tierce partie, sauf en cas d’intrusion électronique ou de tentative d’intrusion électronique, où des données relatives à l’intrusion peuvent être partagées avec des spécialistes en sécurité informatique et des responsables de l’application de la loi si le cas mérite une attention juridique.

Sites Web de tierces parties et renseignements personnels

Le site de RHIEC peut contenir des liens vers d’autres sites qui, à son avis, devraient intéresser ses visiteur·euse·s, notamment ceux de nos partenaires commerciaux et des parties prenantes de l’industrie. Alors que nous nous efforçons d’afficher que des liens vers les sites qui partagent nos normes rigoureuses de respect de la vie privée, il est important de comprendre que RHIEC n’est pas responsable des politiques de confidentialité ou des autres conditions d’utilisation des sites de ces tierces parties. Une fois que vous quittez nos serveurs, l’utilisation des renseignements que vous fournissez sera régie par la politique de confidentialité du site que vous visitez. Nous vous recommandons de ne pas fournir de renseignements personnels sur ces sites à moins d’avoir pris connaissance de leur politique de confidentialité et de vous être assuré·e qu’ils sont sécuritaires.

Exactitude

RHIEC veillera à s’assurer que tous les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour. Il vous incombe d’informer immédiatement RHIEC de tout changement de nom, d’adresse ou d’autres renseignements personnels.

Sécurité des renseignements personnels

RHIEC fait tous les efforts raisonnables pour protéger les renseignements personnels en sa possession en mettant en place des mesures de sécurité électroniques et physiques contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès non autorisé, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification.

Par ailleurs, RHIEC veille à ce que son personnel comprenne l’importance du respect de la confidentialité des renseignements personnels.

Retrait du consentement

RHIEC peut, de temps à autre, utiliser des données personnelles que vous fournissez, notamment votre adresse courriel ou votre adresse postale, pour vous faire parvenir des informations sur des nouvelles, des activités de recherche, des séminaires et des événements qui pourraient vous intéresser. Nous le faisons pour accroître la valeur de notre offre. Si vous souhaitez ne plus recevoir ce type d’informations, ou vous désirez que vos renseignements soient supprimés de notre base de données, veuillez écrire à l’adresse [email protected].

Accès aux renseignements personnels

Ce processus concerne l’accès aux informations : « Une personne peut demander des informations sur l’existence, la source, l’utilisation et la communication (y compris tierces) de ses renseignements personnels. » Par ailleurs, RHIEC doit veiller à ce que les renseignements recueillis soient exacts et complets. Par conséquent, nous fournissons aux personnes la possibilité de mettre à jour leurs renseignements personnels. Vous trouverez ci-après le processus de RHIEC pour traiter les demandes concernant les renseignements personnels :

1. La personne fait une demande à RHIEC pour obtenir des détails sur ses renseignements personnels.
2. Cette demande est envoyée et adressée au·à la responsable de la protection de la vie privée.
3. Le·la responsable de la protection de la vie privée répond par écrit à la personne dans les deux semaines suivant la réception de la demande.
4. Si la personne souhaite prendre connaissance d’une liste des renseignements personnels la concernant dont dispose RHIEC, le·la responsable de la protection de la vie privée enverra une copie papier de la liste par la poste, portant la mention « confidentiel ».
5. Si la personne souhaite voir les renseignements personnels la concernant dont dispose RHIEC, le·la responsable de la protection de la vie privée organisera une rencontre avec cette personne pour lui donner accès à ces renseignements.
6. Dans la lettre ou au cours de la rencontre, le·la responsable de la protection de la vie privée indiquera à la personne qu’elle est invitée à assurer le suivi de ces renseignements personnels à tout moment.
7. Après avoir envoyé la lettre ou tenu la rencontre avec la personne, le·la responsable de la protection de la vie privée enregistrera les informations concernant la lettre ou la rencontre dans un dossier papier qui sera classé dans un classeur verrouillé.

Dans certaines circonstances très précises, RHIEC peut légalement refuser une demande d’accès aux renseignements, comme prévu par la Loi (par exemple, si la divulgation des renseignements personnels d’une personne pourrait révéler des renseignements personnels concernant une tierce partie).

Processus de traitement des plaintes

Lorsque RHIEC reçoit une contestation de conformité ou une plainte, la procédure suivante sera observée :

1. Le·la responsable de la protection de la vie privée est immédiatement informé·e de la plainte.
2. Les coordonnées de la personne portant plainte sont immédiatement enregistrées et envoyées au·à la responsable de la protection de la vie privée.
3. La personne est priée de déposer la contestation ou la plainte par écrit au·à la responsable de la protection de la vie privée.
4. Le·la responsable de la protection de la vie privée examine la plainte et répond à la personne ayant porté plainte dans un délai raisonnable.
5. Le·la responsable de la protection de la vie privée informe la personne portant plainte qu’elle peut contacter le Commissariat à la protection de la vie privée au sujet de la plainte.

Contacter le·la responsable de la protection de la vie privée

Cette politique répond à certaines des principales préoccupations concernant la vie privée que vous pourriez avoir. Si vous avez des questions sur la Politique de confidentialité de RHIEC, veuillez contacter la personne suivante :

Responsable de la protection de la vie privée
Ressources humaines, industrie électrique du Canada
2197 Riverside Dr., Suite 405
Ottawa ON  K1H 7X3
Téléphone : 613 235-5540
Télécopieur : 613 235-6922
Courriel : [email protected]

Pour de plus amples informations sur la LPRPDE, visitez le : https://www.priv.gc.ca/fr/sujets-lies-a-la-protection-de-la-vie-privee/lois-sur-la-protection-des-renseignements-personnels-au-canada/la-loi-sur-la-protection-des-renseignements-personnels-et-les-documents-electroniques-lprpde/
Commissariat à la protection de la vie privée : https://www.priv.gc.ca/fr
Ministère de la Justice : https://www.justice.gc.ca/fra/